نگاهی کوتاه در خصوص تشکیلات نظام سردفتری کشور آلمان
در این پست نگاهی اجمالی به قانون دفاتر اسناد رسمی کشور *آلمان* و تشکیلات سازمانی دفاتر اسناد رسمی آن کشور خواهیم داشت :
1- اول اینکه سردفتران منصوب در یک ناحیه دادگاه منطقه ای ، یک اتاق ( کانون) سردفتران را تشکیل می دهند که اتاق سردفتران در محل دادگاه عالی منطقه ای قرار دارد .
2- دوم اینکه به موجب ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی آن کشور ، اتاق (کانون) سردفتران یک شرکت حقوقی عمومی است و اساسنامه اتاق سردفتران و اصلاحات این اساسنامه توسط مجمع تصویب می شود .
3- اداره قضایی ایالتی نظارت دولتی بر اتاق سردفتران را برعهده دارد و البته این نظارت محدود به حصول اطمینان از رعایت اساسنامه و قانون به ویژه انجام وظایف محوله به اتاق سردفتران است . اتاق سردفتران در پایان سال مالی گزارشی از فعالیت خود در سال گذشته و وضعیت دفاتر اسناد رسمی در منطقه به سازمان قضایی کشور ارائه می نماید .
4- اتاق سردفتران نماینده کلیه دفاتر اسناد رسمی عضو می باشد و باید اطمینان حاصل کند که سردفتران به طور قانونی و وجدانی فعالیت خود را انجام می دهند و به ترویج حفظ و اجرای قانون اسناد رسمی و حمایت از شهرت اعضای خود می پردازد .
5- اتاق سردفتران موظف است وظایف رسمی اعضای خود را در چارچوب مقررات قانونی و آییننامهای که بر اساس آن از طریق اساسنامه صادر میشود به تفصیل تعریف نماید .
6- این دستور العمل شامل حفظ استقلال و بی طرفی سردفتر و محافظت از منافع مالی اشخاص ثالث و رعایت الزم به انجام این منصب به صورت حضوری ، اقدامات احتیاطی که بعد از 28 سالگی باید انجام شود و استخدام و آموزش کارکنان و همچنین اصولی که در انجام اسناد رسمی در خارج از حوزه رسمی و دفترخانه باید رعایت شود و آموزش های ضمن خدمت و وظایف رسمی در رابطه با سایر دفاتر اسناد رسمی ، دادگاه ها ، مراجع وکلا و سایر افرادی که مشتریان سردفتر مشاوره می دهند .
7- علاوه بر وظایفی که به موجب قانون بر عهده اتاق سردفتران است مسئولیت تامین بودجه برای آموزش حرفه ای سردفتران و دستیاران آنها ، انعقاد قرارداد های بیمه برای تکمیل بیمه مسئولیت و همین طور آموزش و آزمون دستیاران سردفتر نیز بر عهده اتاق است .
۸-اتاق سردفتران همچنین باید گزارش هایی را اماده کند که اداره قضایی دولتی، دادگاه یا مقام اداری ایالتی در مورد دفاتر اسناد رسمی درخواست می کند.
۹- ارکان اتاق سردفتران هیات رئیسه و مجمع می باشد
10- *هیئت مدیره*
هیات مدیره بدون لطمه به مفاد ماده 70 از اختیارات اتاق دفاتر اسناد رسمی استفاده می کند. در موارد اضطراری به جای مجمع تصمیم می گیرد که باید بعداً موافقت آن اخذ شود
۲-هیئت مدیره متشکل از رئیس، معاون وی و سایر اعضا می باشد. اعضای هیئت مدیره توسط مجمع به مدت چهار سال انتخاب می شوند. اعضای هیئت مدیره به صورت داوطلبانه کار می کنند. با این حال، آنها می توانند غرامت (دستمزد) مناسب برای کار خود و بازپرداخت هزینه های ضروری خود دریافت کنند.
۳-در صورتی که سردفتران تمام وقت و وکیل در حوزه اتا سردفتری منصوب شوند، رئیس هیات مدیره باید به یک گروه حرفه ای و معاون او در گروه حرفه ای دیگر تعلق داشته باشد. دو گروه حرفه ای باید به اندازه کافی در میان اعضای باقیمانده هیئت مدیره حضور داشته باشند
11- *کمیته ها*
۱-اگر اساسنامه اتاق سردفتر اجازه دهد، هیئت مدیره میتواند چندین کمیته تشکیل دهد. هیات مدیره کسب و کار (امور) را به کمیته هایی منتقل می کند که آنها به طور مستقل مدیریت خواهند نمود.
۲-هر کمیته باید حداقل عضو هیئت مدیره تشکیل شده باشد. اعضای این اداره یک نفر را از میان خود به ریاست کمیته و به نمایندگی از آنها انتخاب می کنند.
۳-قبل از شروع سال تقویمی، هیئت مدیره تعداد کمیته ها و اعضای آنها را تعیین می کند، امور را به کمیته ها منتقل می کند و اعضای هر کمیته را تعیین می کند. هر یک از اعضای هیئت مدیره می تواند به چندین کمیته تعلق داشته باشد. سفارشات تنها در صورتی قابل تغییر در طول سال است که این امر به دلیل بارگذاری بیش از حد کمیته یا در نتیجه تغییر یا غیبت دائمی تک تک اعضای کمیته ضروری باشد.
۴-هیأت مدیره می تواند به کمیته ها اجازه دهد تا جلسات خود را خارج از مقر اتاق سردفتران تشکیل دهند.
۵- کمیته ها در حدود صلاحیت خود دارای حقوق و تعهدات هیئت مدیره می باشند ،به جای کمیته ها، هیئت مدیره تصمیم می گیرد که آیا آن را مناسب می داند یا اگر دپارتمان یا رئیس آن، آن را درخواست کند.
۱-اگر یکی از اعضای هیأت مدیره دیگر عضو اتاق سردفتران نباشد و یا به دلایل مندرج در بند 4 ماده 69 شماره 2، 3 یا 5 صلاحیت خود را از دست بدهد، هیأت مدیره را ترک خواهد کرد.
۲-اگر یکی از اعضای هیئت مدیره موقتاً از دفتر اسناد رسمی خود برکنار شود، در این مدت عضویت وی به حالت تعلیق در میآید.
۳-اساسنامه اتاق سردفتران ممکن است دلایل دیگری که منجر به استعفا از هیئت مدیره یا تعلیق عضویت در آنجا شود، پیش بینی کند.
رئیس ، اتاق سردفتران را در داخل و خارج از دادگاه نمایندگی می کند.
رئیس در انجام معاملات تجاری اتاق سردفتران و هیئت مدیره میانجیگری می کند.
۳- رئیس جلسات هیئت مدیره و مجمع را اداره می کند.
۴-ممکن است وظایف اضافی از طریق اساسنامه به رئیس هیات مدیره محول شود
12- *جلسه مجمع*
۱-اجلاسیه مجمع توسط رئیس هیات مدیره فراخوانی می شود.
۲-رئیس هیات مدیره باید هر سال یک بار مجمع را تشکیل دهد. همچنین در صورت درخواست کتبی یک دهم اعضا باید آن را فراخوانی کند و موضوعی را که قرار است در مجمع مطرح شود را مشخص کند.
۳-اجلاسیه مجمع باید حداقل دو هفته قبل ، از طریق دعوتنامه کتبی با ذکر دستور جلسه تشکیل شود. هنگام محاسبه مهلت، روز اعزام و روز جلسه محاسبه نمی شود. در موارد فوری، جلسه مجمع کانون می تواند با اطلاع کوتاه تری تشکیل شود۰
۴-مجمع کانون به طور خاص در موارد ذیل مسئول است :
۱. تصویب اساسنامه اتاق سردفتران مطابق با بند 1 بند 2 بخش 66.
۲. اتخاذ رهنمودها مطابق با بند 2 بخش 67
۳. تعیین میزان و تاریخ سررسید کمک ها، حق الزحمه ها و هزینه ها
۴- تصویب اعتبارات لازم برای تامین هزینه های امور مجموعه.
۵-بررسی حسابداری هیأت از درآمدها و هزینههای اتاق سردفتران و همچنین مدیریت داراییها و تصمیمگیری در مورد آنها.
13- *مشارکت ها*
اتاق دفاتر اسناد رسمی تا جایی که برای انجام وظایف آنها ضروری باشد از دفاتر اسناد رسمی کمک جمع آوری می کند.
اتاق های سردفتران با هم ادغام می شوند تا اتاق سردفتران فدرال تشکیل شود.
مقر اتاق سردفتران فدرال توسط اساسنامه آن تعیین می شود.
https://chat.whatsapp.com/Iw8ww7mnZDfIQt5koPXOdO